Dernière mise à jour le septembre 19th, 2023

Dernière mise à jour: 19 Septembre 2023

Préambule

Cette politique vise à régir la conformité en courtage hypothécaire de Bruno Gagnon St-Aubin. Elle doit être appliquée rigoureusement et utilisée comme
un outil au service de l’exercice des représentants autonomes ou des cabinets pour
répondre aux exigences de l’Autorité des marchés financiers (ci-après nommée « l’AMF
»). Prenez note que le terme représentant désigne, aux fins de la présente politique, un
courtier hypothécaire.
Pour faciliter la lecture, le plan sur la gouvernance et la gestion des affaires du dirigeant
responsable sera désigné par le « plan  ».

Objectif

Uniformiser et encadrer les pratiques du dirigeant responsable du cabinet.

Rôles et responsabilités

L’application du présent plan relève du dirigeant responsable, M. Bruno Gagnon St-Aubin
La personne responsable de l’application du plan doit s’assurer que les dossiers seront
transférés à des personnes ayant les permis et compétences nécessaires pour assurer le
suivi des dossiers.
La personne responsable doit aussi s’assurer que tous les employés et courtiers ont
connaissance du plan, le cas échéant.

Étape 1 — Identification de la personne responsable de l’application du plan

M. Bruno Gagnon St-Aubin;

Section 1 — Responsabilité et vérifications

Le dirigeant responsable doit vérifier et assurer un suivi/audit sur :
La tenue des dossiers et plus précisément :
 La documentation appropriée et afférente au dossier de ses courtiers.
 L’uniformité de présentation des documents au dossier.
La convenance des recommandations effectuées dans les dossiers.
Les publicités, affichages et publications effectuées par les courtiers.
La divulgation d’une autre occupation.
La protection des renseignements personnels.
Le respect de la loi sur le recyclage des produits de la criminalité
La prévention de la fraude.
Le traitement des plaintes
Le respect des règles imposées par la LDPSF
Politique en cas de départ / détachement.

La tenue des dossiers

La tenue des dossiers implique notamment la tenue de divers registres, mais également
une organisation et une présentation de la documentation qui soit appropriée.

La documentation appropriée et afférente au dossier de ses courtiers

Le dirigeant responsable doit s’assurer que les audits de vérifications documentaires lui
sont communiqués sur chaque dossier.

L’uniformité de présentation des documents au dossier

Le dirigeant responsable verra à faire respecter l’uniformité de présentation des dossiers
tel que décrite en Annexe A de la présente. Cet exercice inclut la vérification de l’absence
de conflit d’intérêts.

La convenance des recommandations effectuées dans les dossiers

Le dirigeant responsable doit s’assurer de la convenance des recommandations suivant
l’analyse des besoins dans les dossiers. Il doit donc valider, sporadiquement, le travail de
ses courtiers rattachés. Plus spécifiquement dans les cas de :
– Prêt privé
– Dossier impliquant une pénalité pour le client
– Personne vulnérable
– Paiement de frais de notaire
– Changement d’institution financière
– Recours à un programme spécifique d’un prêteur
– Recours à un programme gouvernemental tel que L’IAPP, Le RAP ou autres.
– Rachat de parts entre conjoints
– Utilisation d’un produit hypothécaire à caractère restrictif
– Toutes autres situations considérées spécifiques.

À cet effet, les courtiers rattachés doivent communiquer au dirigeant responsable, leurs
recommandations, dans chacun de ces cas. Autrement, le dirigeant responsable effectuera
de façon sporadique des vérifications dans les autres dossiers.
En ce qui a trait plus spécifiquement aux dossiers impliquant une pénalité pour le client, le
calcul détaillé de rentabilité du dossier sera requis et devra être transmis au client.
Le dirigeant responsable verra à la correction des manquements sur-le-champ s’il y a lieu.

Les publicités, affichages et publications effectuées par les courtiers

Le dirigeant responsable est tenu de valider chaque publicité ou présence médias /
affichage des courtiers rattachés. Il doit donc valider chacune d’entre elles et s’assurer de
la convenance de celles-ci avant publication.

La divulgation d’une autre occupation

En janvier et juin de chaque année, le dirigeant responsable validera la présence et la
divulgation d’une autre occupation de ses représentants rattachés si applicable.

La protection des renseignements personnels

Le dirigeant responsable doit s’assurer que seules les plateformes de transmission
sécurisées sont utilisées pour la cueillette d’informations et/ou de documents sensibles.
Les textos ne constituent pas une plateforme sécurisée.
Aussi, les courtiers se doivent de ne collecter que les informations nécessaires au dossier.
L’utilisation d’une adresse courriel du cabinet est obligatoire pour mener à bien ses
opérations de courtage.
Il doit s’assurer plus généralement que la politique visant la protection des renseignements
soit respectée à la lettre par l’ensemble des représentants.

Le respect de la loi sur le recyclage des produits de la criminalité

Il doit s’assurer que la politique visant la protection des renseignements soit respectée à la
lettre par l’ensemble des représentants.

La prévention de la fraude

Le dirigeant responsable s’assure que les représentants rattachés sont sensibilisés aux
risques de fraude et qu’ils appliquent les processus de détection de la fraude mis en place.

Le traitement des plaintes

Le dirigeant responsable doit s’assurer que la politique visant la protection des
renseignements soit respectée à la lettre par l’ensemble des représentants.

Le respect des règles imposées par la LDPSF

Le dirigeant responsable doit s’assurer que la politique visant la protection des
renseignements soit respectée à la lettre par l’ensemble des représentants.

Politique en cas de départ / détachement

Le dirigeant responsable doit s’assurer que la politique en cas de départ / détachement
Annexe B de la présente est respectée.

Dispositions générales

Le présent plan doit être révisé, annuellement ou à la suite d’un sinistre, par la personne
responsable de la conformité laquelle doit rédiger un document faisant état de son travail
de révision.
Le document doit faire état notamment de la pertinence de modifier le contenu du plan, des
modifications proposées, le cas échéant, et leur justification.

Le présent plan est en vigueur depuis le 17 Janvier 2023

Annexe B : Politique en cas de départ / détachement

– Le dirigeant responsable doit s’assurer de valider les présences. Il est responsable de
la conformité des publications web et des signatures courriel.
– Le dirigeant responsable doit s’assurer de valider les changements de mots de passe
des différentes plateformes et accès.
– Le dirigeant responsable doit s’assurer d’envoyer une communication à tous les clients
sous mandat / consentement leur indiquant la fin de la relation avec le courtier sous le
cabinet.
– Le dirigeant responsable doit s’assurer d’obtenir les nouvelles coordonnées du courtier
hypothécaire sortant.
– Le dirigeant responsable doit s’assurer de maintenir des suivis réguliers avec le
courtier pour donner suite au départ afin de s’assurer du bon déroulement des dossiers en cours.